Tenere i Libri sociali

Le organizzazioni di volontariato non hanno l’obbligo di tenere particolari libri sociali. E’ tuttavia consigliabile curare la tenuta dei seguenti libri:

  • libro dei soci (nel quale inserire le generalità dei soci e la data della loro iscrizione) diverso dal registro dei volontari attivi di cui in seguito (essere socio di un’organizzazione di volontariato non significa esserne volontario attivo);
  • libro delle adunanze e delle deliberazioni del consiglio di amministrazione o del consiglio direttivo;
  • libro delle adunanze e delle deliberazioni dell’assemblea;
  • libro delle adunanze e delle deliberazioni dell’organo di controllo il quale, per adempiere al proprio dovere, deve curare il proprio libro e visionare per il controllo della loro tenuta tutti gli altri libri sociali.

Il registro dei volontari attivi

Le organizzazioni di volontariato hanno l’obbligo invece di istituire il registro dei volontari attivi (art. 3 del Decreto 14 febbraio 1992 del Ministero dell’Industria del Commercio e dell’Artigianato) dalla cui corretta tenuta dipendono le garanzie assicurative degli stessi; infatti, solo i volontari individuati in tale registro potranno essere risarciti in caso di sinistro.

Data la chiarezza del testo normativo, si rimanda per comodità espositiva al suo contenuto riportandolo qui di seguito integralmente. Prevede il legislatore all’art. 3 del Decreto Ministeriale 14 febbraio 1992:

«Le organizzazioni di volontariato debbono tenere il registro degli aderenti che prestano attività di volontariato. Il registro, prima di essere posto in uso, deve essere numerato progressivamente in ogni pagina e bollato in ogni foglio da un notaio, o da un segretario comunale, o da altro pubblico ufficiale abilitato a tali adempimenti.
L’autorità che ha provveduto alla bollatura deve altresì dichiarare, nell’ultima pagina del registro, il numero di fogli che lo compongono. Nel registro devono essere indicati per ciascun aderente le complete generalità, il luogo e la data di nascita e la residenza.I soggetti che aderiscono all’organizzazione di volontariato in data successiva a quella di istituzione del registro devono essere iscritti in questo ultimo nello stesso giorno in cui sono ammessi a far parte dell’organizzazione.Nel registro devono essere altresì indicati i nominativi dei soggetti che per qualunque causa cessino di far parte dell’organizzazione di volontariato. L’annotazione nel registro va effettuata lo stesso giorno in cui la cessazione si verifica.
Il registro deve essere barrato ogni qualvolta si annoti una variazione degli aderenti che prestano attività di volontariato, ed il soggetto preposto alla tenuta dello stesso o un suo delegato deve apparvi la data e la propria firma».

Tale registro, numerato e con l’indicazione in ogni sua pagina delle generalità dell’associazione, deve essere obbligatoriamente vidimato, tale adempimento viene normalmente compiuto presso il Comune a cura del Segretario Comunale