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Un comunicato stampa deve avere una forma chiara, scorrevole, semplice, sintetica. Frasi brevi sono preferibili a lunghe perifrasi. Vanno redatti in terza persona, salvo virgolettati che riportino le affermazioni di persone di cui sarà quindi riportato nome e cognome. Per essere sicuri di non avere dimenticato nulla di quanto è utile dire, si può fare una verifica, o farsi guidare, dalla "regola delle 5 W", che individua i passaggi salenti:

1. WHO (chi) chi promuove l'iniziativa/attività/evento, ovvero l'associazione e i partner organizzatori e promotori;
2. WHAT (cosa) in cosa consiste l'iniziativa/attività/evento;
3. WHEN (quando) data d'inizio, periodo di durata, orai, eventuale programma se l'iniziativa è scandita nel tempo;
4. WHERE (dove) dove si tiene;
5. WHY (perché) gli obiettivi che si vogliono raggiungere e i motivi che spingono l'associazione a realizzare tale attività.

Nel comunicato, o al termine, è utile riportare una nota di sintesi sull'associazione: da quando è nata, di che cosa si occupa, i progetti attivati e in corso, quale è cioè il suo impegno, le collaborazioni strette fino a ora, tutte informazioni volte a far capire a chi legge perché è bene che l'associazione sia attiva e quale è il suo contributo utile a tutti.

E' importante chiudere il testo segnalando i dati relativi all'associazione: nome, indirizzo della sede, numero di telefono, fax, indirizzo di posta elettronica ed eventuale sito web o dando indicazioni necessarie perché chi lo desidera possa contattare un referente per richiedere ulteriori informazioni (é suggeribile che i contatti siano inseriti come testo e non come immagine, consentendo quindi il "copia/incolla" ed evitando possibili errori di ribattitura).
Se il comunicato stampa è destinato oltre che al CSV ad altri media, è preferibile segnalare nei contatti un numero di cellulare o comunque un numero che consenta una facile e immediata reperibilità del referente.

Rileggere il testo immedesimandosi in chi non conosce né l'associazione, né l'attività proposta, aiuta a chiedersi se per tale persona il comunicato stampa è chiaro.

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